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Conseil : maîtrisez vos RDV
Les RDV sont en général la seule chose que les gens inscrivent dans leur agenda. C'est dire leur importance dans la gestion de la journée de travail. Ils doivent donc faire l'objet d'une attention particulière.
"Se voir". "Se mettre autour d'une table". Tant que les êtres humains constitueront la quasi-totalité de nos interlocuteurs - et, on le verra, malgré le processus irrémédiable de robotisation, cela n'ira pas en s'arrangeant - la nécessité de se rencontrer se posera.
Quitte à prendre du temps pour voir les gens, autant que l'effet soit maximal.
La question du RDV
Avant de donner une heure, voire une demi-journée de son temps, il faut que le jeu en vaille la chandelle. Quelques questions préalables méritent de se poser, comme l'objet, l'ordre du jour, la quantité et la qualité des intervenants. Et surtout, la nécessité de votre présence.
Le lieu et l'heure du RDV
Les rapports de force commencent. Celui qui fixe l'heure et le lieu est le maître de la réunion. Même si ce n'est pas forcément votre position, identifiez vos contraintes et faites les connaître. Ne surchargez pas vos semaines, différez autant que possible. Pour éviter les réunions qui vous bouffent une demi-journée, préférer les horaires matinaux ou les fins de matinée. Attention aux contraintes d'embouteillage qui augmenteront votre temps de trajet.
La remise en cause du RDV
Quelques jours avant l'échéance, en fonction de votre charge de travail, se reposer la question de l'opportunité de la réunion : les problèmes ne se sont-ils pas déjà réglés d'eux-mêmes ?
La préparation du RDV
Se réserver une demi-heure pour cela. Rassembler et relire les documents, se renseigner, préparer son intervention. Contacter ses alliés pour définir une stratégie commune dans le cas d'une confrontation.
Arriver un quart d'heure en avance
"Si vous voulez partir à l'heure d'un RDV, arrivez en avance", m'avait-on dit. Celui qui arrive en avance gagne un avantage : il accueille, peut avoir des discussions détendues, en aparté, avec ceux qui comme lui sont en avance ; il place les retardataires dans une position de débiteur ; et surtout, il est libre de partir quand il le décide...
Quitte à prendre du temps pour voir les gens, autant que l'effet soit maximal.
Mener le RDV
Cette étape, certes cruciales, n'est pas l'objet de ce blog, désolé. Dans le cadre de notre sujet, toutefois, on retiendra quelques points :
- ramener les interlocuteurs à l'ordre du jour ;
- ne pas rentrer dans le jeu de ceux qui sont là pour se faire plaisir dans de longs exercices verbaux ;
- tout faire pour que les décisions soient prises séance tenante ; rédiger un compte-rendu à la main sur un support dédié qui puisse être diffusable tel quel ;
- arrangez vous pour récupérer un minimum de tâches à accomplir ; retenez-vous de toute sortie de type "je m'en occupe" ; ne prenez que ce qui vous revient de droit ;
- le cas échéant, fixer les revoyures.
Partir à l'heure
A utiliser avec parcimonie : certains interlocuteurs ou certains sujets méritent mieux qu'un chronométrage tatillon. Vouloir à tout prix réduire le temps de la rencontre peut annuler tout ce que vous avez entrepris jusque là.
Toutefois, annoncez dès le début votre contrainte horaire - ce sera d'autant plus aisé que, vous, vous êtes arrivés à l'heure. Mettez une alarme un quart d'heure avant l'heure du départ : vous annoncez "il ne me reste plus qu'un quart d'heure". A l'heure dite, quittez la séance comme vous l'aviez annoncé.
Donner une suite au RDV
Des décisions ont été prises, des actions doivent être menées, un compte-rendu doit être diffusé... Faites le tout de suite ! Scannez le compte-rendu que vous avez rédigé à la main et envoyez-le par mail, passez les coups de fil dans votre voiture, mais surtout ne vous générez pas de tâche à faire ultérieurement, vous en avez suffisamment comme ça ! Réservez-vous une heure.
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